台商投资区角美做外贸的吴总，前年夏天碰到一件邪门事。客户说他的报价页面打不开。我上去一看是证书过期，顺手查了下备份，才发现询盘数据已经两周没存进去了。两件事撞一块，根子其实是一个毛病。他一开始还以为是客户那边网络的问题。
证书过期只是看得见的那一半
证书过期，说白了就是没人续。吴总那个站用的是免费证书，九十天一续。到期提醒发到了一个早就没人登录的邮箱。客户那边看到的是红色警告，扭头就走，连封邮件都不会发给你。在漳州做外贸这么丢客户，是最冤的一种。这两件事加一块，把他急出一身汗。
我问吴总那个邮箱是谁的，他翻了半天说是三年前一个业务员留的，人早走了。这种事在台商投资区那片挺常见，公司换人快，账号留在已经离职的人手里。你接手别人的站，头一件要查的就是这个。这种旧账号，最好一次性全清掉。
发现数据丢了该先做什么
再说丢数据。发现少了两周，我第一句话是让他别再往里写东西。数据库这玩意，你越往上写，被覆盖的老数据就越难捞回来。他运气还行，上个月的整包备份还在，一条条比对，捞回了八成多。我见过有人丢了两个月的数据，那就没法补了。
剩下一成多怎么补，我想了个笨办法。让业务员把那两周的邮件翻出来，对着邮箱里留的底子，手抄回系统。吴总的助理抄了两天，边抄边念叨，但总算救回来了。从那以后，他们公司多了条规矩，每周五下午导一次询盘表。抄到后面，他自己都笑了，说像在做账。
把两件事记在同一个台账上
后来我给吴总做了个土办法。证书到期日和备份检查日记在同一张纸上，月底他自己过一遍。听着挺原始，可他这么用了两年多，再没出过岔子。花哨的监控面板他没空看，纸质的反而真管用。漳州这边不少外贸老板都是这个脾气。他现在那张纸就贴在电脑边上，边角都磨毛了。
总结
你要是也在跑外贸，别只盯证书那一条。把备份一起记上，一个月花十分钟翻一遍就够了。现在就去看看你的证书哪天到期、最近一次备份是哪天。这两个数写在一张纸上就行。写完贴在显示器边上，比什么提醒都灵。这法子土是土，胜在不会忘。